Wdrożenie systemu ERP enova365 w firmie LENTIMAX Sp. K., Łódź

Łódź, Gdynia maj 2023 r.

SPRZEDAŻ NOWOCZESNYCH WYDRUKÓW LENTIKULARNYCH NA CAŁYM ŚWIECIE  
z  
enova365 HANDEL

“Potrzebowaliśmy systemu, który mógłby sprawnie współpracować z dotychczas stosowanym w naszej firmie oprogramowaniem – do zarządzania sprzedażą i do księgowości. Dzięki elastyczności enova365 i współpracy z zespołem XLE możliwe było wdrożenie dodatkowego rozwiązania do integracji z programem ClickUp.” 

• Paweł Tryzno, Prezes Zarządu Lentimax Tryzno Sp. K. 

O Firmie

Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365

W 2022 r. roku firma Lentimax zgłosiła się do XLE sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera Soneta, z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego, który uwzględniłby procesy sprzedażowe w połączeniu z oprogramowaniem zewnętrznym, z którego firma już wcześniej korzystała, tj.: 

• Symfonia do księgowości, 
• Infakt – do dokumentacji sprzedaży eksportowej i krajowej, 

• ClickUp – do zarządzania zadaniami. 

Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej ustalono, że najważniejszym zadaniem w ramach usprawnienia procesów obszaru handlowego będzie automatyzacja czynności z jednoczesną integracją z programem wspierającym sprzedaż “ClickUp”. 

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania
– obszary i procesy objęte działaniem systemu

Zaproponowane i przyjęte rozwiązania to wdrożenie modułu Handel i magazyn w wersji złotej wraz z zastosowaniem dodatków. Z modułu korzysta 5 operatorów w wersji multi (przeglądarkowej). 

 

Zastosowane moduły enova365: 

Moduły podstawowe 

HANDEL: moduł enova365 Handel zapewnia obsługę firmy Lentimax w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów: 

• sprzedaży: faktura proforma (na podstawie dokumentu Zamówienie od odbiorcy), faktura zaliczkowa, faktura końcowa, korekta generowana ręcznie z faktury sprzedaży – gdzie faktury są ustawione w relacji i są przypisane do projektu; 
• Zamówienie od odbiorcy – po złożeniu zamówienia dane są wprowadzane do ERP enova 365 – Zamówienie od odbiorcy (wskazane dane w formularzu przez Klienta) i gdy zyskują status “zatwierdzone” przechodzą do CRM ClickUp (przez API platformy) jako task – rozwiązanie dodatkowe wprowadzone przez XLE; 

• zakupu – faktura zakupu przypisana do projektu; może być generowana na podstawie Zamówienia do dostawcy; do faktury zakupu domyślnie nie mają generować się dokumenty PZ lecz jest możliwość wygenerowania z ręcznie wprowadzonych dokumentów PZ Faktury zakupu; 
• Zamówienie do dostawcy; 
• obsługi magazynu – dla 2 magazynów, w 2 lokalizacjach; z dokumentem Wydanie magazynowe, bez wywołania skutku magazynowego. 

Dokumenty sprzedaży mają opcje wydruku w dwóch wersjach językowych – angielskiej lub polskiej i jest możliwość edycji faktur w polach: cena, rabat, stawka VAT, opis pozycji, opis dokumentu. Ponadto faktura wystawiana jest w walucie kontrahenta. 

Zostały dodane kusy walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych, a dzięki zakupionemu modułowi dodatkowemu Harmonogram zadań, kursy zaciągane są automatycznie. 

Ewidencje Środków Pieniężnych – System umożliwia eksport przelewów wygenerowanych na podstawie faktur zakupu do banku. Zgodnie ze wskazaniem firmy Lentimax, wyciągi bankowe nie są zaciągane do systemu ERP, a Operator ma możliwość oznaczenia, która faktura została zapłacona.   

Jako że firma Lentimax prowadziła dokumentację sprzedażową w odrębnym programie Infakt, przeprowadzono import dokumentów z programu Infakt do Ewidencji dokumentów w enova365 w celu kontroli rozliczeń należności i zobowiązań według wskazanych pól. 

Z drugiej strony księgowość prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe również w odrębnym programie – Symfonia, wprowadzona została możliwość eksportu dokumentów zakupu i sprzedaży do tego programu. 

Moduł dodatkowy 

HARMONOGRAM ZADAŃ: moduł dodatkowy enova365 Harmonogram zadań to element, dzięki któremu akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia automatycznie w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją wskazane zadania do realizacji. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane. W firmie Lentimax moduł ten został wprowadzony w celu automatycznego zaciągania kursów walut na potrzebę użycia w dokumentach handlowych. 

Wykorzystywane specjalne rozwiązania,
dodatki własne XLE – Autoryzowanego Partnera enova365

W programie enova365 na potrzebę firmy Lentimax został utworzony zespół XLE autorski dodatek dotyczący rejestracji zamówienia i przesyłania danych do zewnętrznego programu ClickUp.   Wtyczka tworzy zamówienie w formie katalogu, w którym znajduje się lista z taskami czyli pozycjami zamówienia. Przy zatwierdzaniu dokumentu Dodatek umieszcza w polu cechy informację o nazwie zamówienia w takiej samej formie, w jakiej została wysłana do API platformy ClickUp (nazwa katalogu). Do zakończenia procesu realizacji zamówienia katalog odpowiadający zamówieniu jest przenoszony są ręcznie do archiwum w ClickUp. Został również dodany przycisk otwierający przeglądarkę z adresem katalogu odpowiadającemu zamówieniu.

Korzyści z inwestycji – jakościowe i ilościowe

Pracownicy i zarząd firmy Lentimax korzystają z systemu od ponad pół roku i odnotowują następujące korzyści: 

• sprawniejsze przekazywanie dokumentów sprzedażowych i magazynowych, zapewniając optymalizację procesu sprzedaży oraz minimalizację błędów przy wystawianiu dokumentów handlowych, 
• zautomatyzowanie generowania dokumentów handlowych i zarządzania danymi w tym obszarze, 
• szybsze rozliczanie dokumentów dzięki połączeniu z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym, eliminując jednocześnie namnażanie wydruków, 
• w miarę potrzeb i możliwości firmy – opcja płynnego dodania kolejnych rozwiązań, modułów oprogramowania enova365, które będą zintegrowane z systemem. 

 

Poznaj opinię firmy Lentimax na temat wdrożenia enova365 przez XLE: